Письмоводство и порядок производства дел

ПИСЬМОВОДСТВО И ПОРЯДОК ПРОИЗВОДСТВА ДЕЛ, в военном ведомстве определяются особым положением (приказ по Военному ведомству 1911 г. № 433). Все виды служебной переписки сводятся к 3 нормальным формам служебных бумаг: рапорт, предписание и сношение.

Рапорт представляется всегда и во всех случаях подчиненным — начальнику, начальник сносится с подчиненным предписанием, независимо от чина и должности подчиненного. Во всех остальных случаях военнослужащие при взаимной переписке пользуются последней формой служебных бумаг — сношением. В виде общего правила установлено, что переписка ведется между должностными лицами, а не учреждениеми, причем форма бумаги определяется правами, присвоенными должности лица, к которому она пишется. Исключение допущено лишь для случаев сношение с другими министерствами и для переписки между главным и окружными штабами и управлениеми. Этого рода переписка м. адресоваться как лично на имя начальника учреждение, так и на имя установление, причем лица по правам ниже командира корпуса — в главное управление, а имеющие права ниже начальника дивизии — и в окружные управление или штабы, а равно и эти последние учреждение при сношении с главное управлениеми, представляют рапорт и получают от них предписание. Все бумаги пишутся на бланках с обозначением должности лица, от которого д. исходить бумага (напр., командир N-го пехотного полка и т. п.), и подписываются начальником, с обозначением лишь чина и звание. Для бумаг, исходящих от коллегиальных установлений или от штабов и управлений, разрешается пользоваться бланками с названием этих установлений. Бумаги скрепляются лицом, непосредственно подчиненным начальнику, подписавшему бумагу, по части которого она заготовлена, и лицом, ведающим её исполнение. Число проставляется подписавшим бумагу. На полях бумаг с обширным или сложным по содержанию текстом прописывается в краткой форме сущность бумаги и, если бумага служит ответом, то № той бумаги, на которую отвечают. На бумагах, составляющих секретную переписку, а также содержащих сведение, подлежащие, по мнению подписывающего бумагу, хранению в тайне, — пишется вверху: "Секретно". На бумагах, содержанию которых нежелательно придавать широкое распространение, делается надпись: "Не подлежит оглашению". Бумаги, требующие безусловно немедленного распоряжение, помечаются — "Спешно", а требующие исполнение к определенному сроку или без замедление — "Срочно". Если же бумага д. б. доставлена лично адресату, на ней надписывается — "В собственные руки". Бумаги одного и того же содержание, посылаемые разным лицам, помечаются — "Циркулярно" и м. воспроизводиться автоматическим способом. Надписи "Секретно", "Спешно" и "В собственные руки" делаются лицом, подписывающим бумагу, а прочие — скрепляющим. После текста бумаги, перед подписью, прописываются: закон, служащий основанием для изложенного в бумаге; справка, указывающая причины составление бумаги, и приложение — подробное перечисление пересылаемого при бумаге. Вся переписка между военнослужащими д. излагаться ясно, кратко и точно, без излишних фраз учтивости и с неполным выписыванием слов и названий должностей, если это не м. вызвать недоразумений. Кроме приведенных основных форм служебной переписки, в определенных случаях подается всеподданнейшее прошение, излагаемое по особ. форме, и допускаются: официальные письма, отправка подлинных бумаг при собственноручных пометках, надписи и записки.

Официальные письма установлены лишь для лиц, не имеющих определенного круга служебной переписки, и для начальников с правами не ниже начальников дивизии для переписки с лицами равными и высшими по вопросам, не имеющим строго официал. значение, и при сношениях с подчиненными, если почему-либо нежелательно одавать предписание. Вообще же военнослужащие сносятся письмами с должностными лицами других ведомств, а также при ответах на письма, полученные от лиц, означенных выше, если ответ рапортом или сношением неудобен.

Пометки (резолюции) м. содержать разъяснение и указание. Они надписываются собственноручно лицом, которому адресована бумага, и подписываются им же с обозначением чина и звание. Затем бумага с этой пометкой препровождается по принадлежности. Сложные сведения, прилагаемые к переписке, подлежащей дальнейшему направлению в подлиннике, м. излагаться в надписи, помещаемой на обороте или на пришивном листе. При такой же надписи препровождаются также бумаги с пометками начальника. При передаче бумаг в порядке инстанций, промежуточный начальник дает заключение лишь при несогласии с мнением низшей инстанции или же в случае необходимости подтвердить ходатайство по новому мотиву, не имеющемуся в переписке.

В записках излагаются личные соображение, объяснение, просьбы, приглашение и др. малозначительные вопросы, не подлежащие выяснению путем строго официальной переписки. Вся переписка ведется на бумаге определенного цвета, формата и качества, а также на бланках открытых казенных писем или отрывных бланках полевых книжек (на маневрах и в военное время). Военнослужащие, в зависимости от своего служебного положения, ведут переписку или лично, или же через состоящие при них штабы, управления, канцелярии и т. п., причем в последнем случае начальник, ведущий переписку через штабы и др., лично подписывает, только приказы и бумаги, имеющие руководящее значение, рапорты и бумаги, заготовленные по его приказанию к подписи. Прочая же переписка ведется по штабу или управлению, и ей придается значение бумаги, одобренной начальником. По общему правилу служебная переписка ведется по команде, случайная же переписка направляется прямо к лицам, могущим дать объяснение или разрешить возбужденный вопрос.

Лица, состоящие во временном подчинении или исполняющие особое поручение, непосредственно доносят начальникам, в ведении которых они состоят.

Равным образом, все ответы сообщаются прямо лицу, возбудившему вопрос, с приложением заключений в подлиннике.

Служебная переписка с гражданскими и духовными властями до губернских включительно — ведется начальниками отдельных частей — лично, с высшими же властями — через начальников дивизий, а с министерствами, сенатом и синодом — через главное управление.

Вообще распоряжение начальства объявляются: приказами, приказаниями и предписаниями.

Право отдачи приказа принадлежит лишь начальникам отдельных частей и командирам батарей, входящих в состав бригад и отдельных дивизионов. Распоряжение, обвяленные в приказе, м. изменяться или отменяться только приказом же.

Приказаниями объявляются распоряжение, не имеющие документального характера или изданные в разъяснение приказов. Предписаниями объявляются распоряжение, касающиеся отдельных лиц или нежелательные для объявления в приказах или в приказаниях.

Главный штаб и главное управление для подведомственных учреждений вместо приказаний издают циркуляры, причем все разъяснения, кроме не подлежащих оглашению, по общим вопросам обязательно объявляются в циркулярах главного штаба.

В развитие законоположений или распоряжений м. издаваться наставление или инструкции, которые ни в чем, однако, не д. противоречить закону или вызывать новые расходы. Кроме письменных сношений, допускается пользование словесными разъяснениями или сношениями по телефону. Начальникам же вменено в обязанность принимать все меры к сокращению переписки и к наблюдению за соблюдением правил о письмоводстве.